يكي از مولفه هاي مهم براي مديران هر سازمان، بايد خريد دستگاه حضور و غياب باشد، زيرا تجهيزات مهم و مورد نياز اين روزها در سازمان‌ها و شركت‌ها، اعم از خصوصي يا دولتي، دستگاه حضور و غياب است. اين دستگاه يكي از پركاربردترين تجهيزات موجود در يك سازمان است زيرا مديران سازمان مي‌توانند به راحتي زمان ورود و خروج و ميزان كاركرد و حضور كاركنان خود را كنترل كنند.
قبل از ورود اين دستگاه به كشور، حضور و غياب كاركنان ادارات، سازمان‌ها و شركت‌ها به صورت سنتي مانند امضاء گرفتن از كارمندان، كارت زدن و... انجام مي‌گرفت، اين روش‌ها خطاهاي زيادي داشتند و بعضاً سو استفاده‌هايي از سوي كارمندان نيز صورت مي‌گرفت، اما با ورود اين تجهيزات به كشور، حضور و غياب كارمندان به امري ساده بدل شد و مديران سازمان‌ها و ادارات قادر خواهند بود به راحتي، تردد و حضور كاركنان خود در محل كار را بررسي و كنترل كنند.
با وجود اين تجهيزات، مديران مي‌توانند وقت خود را صرف موضوعات مهم‌تري در محيط كار خود كنند. اما براي خريد يك دستگاه مناسب، بايد به نكاتي توجه كرد كه در ادامه به معرفي اين نكات مي‌پردازيم.
1- شناسايي تكنولوژي دستگاه و نياز شركت
اولين و مهم‌ترين نكته قبل از خريد دستگاه حضور و غياب شناسايي نياز شركت، اداره يا سازمان است. به عنوان مثال ممكن است دستگاه مورد نياز براي يك مركز درماني مانند بيمارستان، طراحي و توليد شده باشد كه براي استفاده در يك اداره و شركت كوچك مناسب نباشد. پس قبل از اقدام به خريد، با توجه به ماهيت فعاليت و تعداد كارمندان شركت، اداره يا سازمان خود دستگاه حضور غياب مورد نظر را بيابيد.
2- نحوه انجام احراز هويت كاركنان
بر اساس شناسايي نيازهاي سازمان، اداره و يا شركت خود مي‌توانيد نوع دستگاه مورد نياز خود را تعيين كنيد مثلا مي توانيد تشخيص دهيد كه كدام يك از دستگاه هاي حضور و غياب اثر انگشتي يا دستگاه حضور و غياب تشخيص چهره براي شما مناسب است، به عنوان مثال براي سازمان‌ها و اداراتي كه تعداد كاركنان زيادي دارند (مانند بيمارستان‌ها) دستگاه حضور و غياب تشخيص چهره مناسب است زيرا با توجه به شرايط شيوع كرونا و آلودگي در بيمارستان ها، دستگاه حضور و غياب تشخيص چهره ويزيبل لايت، اين امكان را فراهم مي سازد تا با وجود ماسك روي صورت، حضور و غياب كارمندان را ثبت كند، همچنين اين دستگاه قابليت تعريف شيفت هاي كاري مختلف براي كارمندان بيمارستان با شيفت هاي كاري متفاوت دارد.
3- شناسايي ارائه دهنده دستگاه و تجهيزات
شركت‌هاي زيادي در سطح كشور وجود دارد كه اقدام به فروش دستگاه حضور و غياب و ارائه بهترين دستگاه مي‌كنند اما اين دليل نمي‌شود كه همه اين شركت‌هاي فعال، تجهيزات با كيفيت، مناسب و بهترين دستگاه حضور و غياب را در اختيار شما قرار بدهند، پس قبل از اقدام به خريد حتما سوابق شركت‌هاي ارائه دهنده را به خوبي بررسي كرده و مطمئن‌ترين گزينه را از بين آن‌ها انتخاب كنيد.
4- پشتيباني و خدمات پس از فروش
اگر در هنگام كار با دستگاه، به مشكل برخورد كنيد، قطعا تنها منبع قابل اعتمادي كه مي‌تواند پاسخگوي شما بوده و مشكل دستگاه را برطرف كند، شركت ارائه دهنده تجهيزات است، از اين رو حتما قبل از خريد دستگاه مورد نظر كيفيت ارائه خدمات پشتيباني شركت مربوطه را به دقت بررسي كنيد تا مطمئن باشيد در مواقع لزوم و بروز ايرادات فني پاسخگوي شما خواهند بود به خصوص در صورت استفاده از دستگاه حضور و غياب انگشتي و دستگاه حضور و غياب تشخيص چهره وجود سيستم پشتيباني قدرتمند ضروري خواهد بود.
5- نحوه انتقال اطلاعات دستگاه حضور غياب
يكي از مهم‌ترين نكاتي كه قبل از خريد دستگاه حضور غياب بايد به آن توجه كرد نحوه انتقال اطلاعات و داده‌هاي دستگاه است. به عنوان مثال براي حضور و غياب كاركنان سازمان‌ها و اداراتي كه داراي سيستم اتوماسيون اداري هستند بايد از دستگاهي استفاده شود كه مجهز به سيستم‌هاي تحت شبكه باشد. پس در هنگام خريد بايد به نحوه دسترسي و انتقال داده‌ها با توجه به زيرساخت‌هاي شركت يا سازمان توجه ويژه شود.
6- نرم‌افزار حضور و غياب
نرم‌افزار حضور و غياب بعد از انتخاب نوع دستگاه مهم‌ترين گزينه است. نرم‌افزار نصب شده بر روي دستگاه حضور غياب بايد توانايي برآورده كردن نيازهاي شركت، اداره يا سازمان شما را داشته باشد. بسته به نوع شيفت كاري محل كار شما نرم‌افزار دستگاه مورد نظر بايد توانايي پاسخگويي به نياز شما را داشته باشد به عنوان مثال در يك اداره يا شركت كوچك كه فقط در زمان صبح و عصر فعاليت دارد يك نرم‌افزار ساده كاملا پاسخگو خواهد بود و نيازي به نوع پيشرفته آن نيست اما براي سازمان‌ها و اداراتي كه داراي شيف‌هاي كاري متعدد هستند مانند بيمارستان‌ها، هتل‌ها، فرودگاه‌ها و ... براي محاسبه شيف‌هاي كاري كاركنان به نرم‌افزار پيشرفته‌اي نياز است تا به دقت كاركرد كاركنان را بر اساس شيفت‌هاي كاري تعريف شده محاسبه كنند.
7- سامانه حضور و غياب آنلاين
امكان آنلاين بودن سامانه حضور و غياب كاركنان مزيتي كاملا سليقه‌اي است و فقط به نظر شما بستگي دارد كه آيا خواهان اين هستيد كه بتوانيد به صورت آنلاين در هر لحظه از شبانه‌روز و هر نقطه‌اي به سامانه تردد كاركنان خود دسترسي داشته و حضور و غياب و كاركرد آنان را كنترل كنيد.
8- قيمت دستگاه حضور و غياب
براي خريد دستگاه حضور غياب يكي از مؤلفه‌هاي مهم قيمت آن و ميزان هزينه‌اي است كه شما بايد براي خريد و راه‌اندازي آن در سازمان خود بپردازيد. قابليت‌ها و امكانات دستگاه‌هاي مختلف را متناسب با نيازهاي سازمان يا شركت خود بررسي كرده و آن‌ها را از نظر قيمت با يكديگر مقايسه كنيد تا بتوانيد بهترين انتخاب را از لحاظ هزينه داشته باشيد و دستگاهي با كيفيت قابل قبول و هزينه مناسب انتخاب كنيد.
9- كيفيت دستگاه حضور و غياب
دستگاه حضور و غياب مورد نظر خود را از نظر كيفيت مورد بررسي قرار دهيد تا از لحاظ فيزيكي تحمل مناسب براي كار در فضاي در نظر گرفته شده را داشته باشد. مجهز به باتري اضطراري باشد تا در شرايط قطع برق همچنان به كار ادامه دهد و اطلاعات آن از بين نرود. از حافظه ذخيره‌سازي مناسبي برخوردار باشد تا اطلاعات ثبت شده را براي مدت زمان معيني در خود ذخيره داشته باشد. حجم مناسب براي ذخيره اطلاعات متناسب با تعداد كاركنان شما را داشته باشد.
10- استفاده از تجربيات ساير مشتريان
اما نكته آخر در مورد خريد سيستم حضور و غياب، اين است كه پس از طي كردن مراحل فوق و انتخاب دستگاه موردنياز خود، حتما با ساير مشتريان كه از تجهيزات شركت مربوطه استفاده مي‌كنند مشورت كرده و درباره نقاط قوت و ضعف دستگاه مورد نظر پرس و جو كنيد و تجارب ايشان را در استفاده از آن جويا شويد تا در نهايت بهترين انتخاب ممكن را داشته باشيد.
دستگاه حضور و غياب اين روزها يكي از اساسي‌ترين نيازهاي يك سازمان، اداره يا شركت اعم از خصوصي يا دولتي است. اين ابزار ثبت تردد، حضور و غياب و كاركرد كاركنان را محاسبه كرده و با بالاترين دقت ممكن در اختيار مدير سازمان قرار مي‌دهد تا بتواند به بهترين نحو كاركنان مجموعه خود را مديريت كند. در اين مقاله تلاش كرديم نكاتي مهم كه بايد قبل از خريد دستگاه و سيستم حضور غياب مدنظر قرار بگيرد، مطرح كنيم تا شما را در انتخاب بهترين گزينه ياري كنيم.
منبع: /https://tigerteco.com
راهنماي جامع براي شناخت انواع ريدر كنترل دسترسي