برنامه ريزي ورود و خروج و يا كنترل تردد كارمندان براي مديران و مسئولان سازماني همواره دغدغه مهمي است كه از گذشته تاكنون به روش‌هاي مختلفي توسط نيروي انساني صورت مي گرفته است، چرا كه امنيت سازمان با كنترل عبور و مرور كارمندان و جلوگيري از ورود افراد متفرقه به سازمان، تا حد زيادي تحت كنترل خواهد بود. در حال حاضر دستگاه‌هاي كنترل دسترسي مجهز به تكنولوژي كنترل هوشمند در بازار موجود است كه استفاده از آن‌ها موجب بالا رفتن سطح امنيت و كنترل ميزان دسترسي اشخاص در زمان تعيين شده به مكان‌هاي تعريف شده مي‌گردد. در اين مقاله به بررسي نكاتي كه در هنگام خريد دستگاه كنترل دسترسي بايد مورد توجه قرار گيرد خواهيم پرداخت.
مديريت و كنترل تردد و دسترسي به اطلاعات كاركنان در هر لحظه از ساعات روز و همچنين نظارت بر حضور و غياب كارمندان در هر سازمان از اهميت بالايي برخوردار است كه در گذشته به صورت دستي و توسط شخصي تحت كنترل بود، اما امروزه مطابق با شرايط هر سازمان، دستگاه‌هاي طراحي شده و هوشمند كنترل دسترسي وجود دارد كه با توجه به نياز هر سازمان مي توان نمونه مورد قبول را انتخاب نمود. بنابراين پيش از خريد اين دستگاه، طبق نياز سازماني مي‌بايست به برخي از نكات مهم به شرح زير توجه نمود:
شناخت كافي از تكنولوژي دستگاه كنترل دسترسي
كسب اطلاعات كافي در مورد بستر ارتباطي دستگاه كنترل دسترسي و تطابق آن با شبكه آنلاين يا آفلاين، ارتباطات داخلي سازماني و همچنين ثبت تردد اتوماتيك يا دستي از جمله مواردي است كه نياز به بررسي جامعي دارد. تكنولوژي پيشرفته اين نوع دستگاه‌ها تنوع بسياري در نحوه برقراري ارتباط و كاركرد دستگاه ايجاد نموده و شناخت جزئيات سيستمي دستگاه پيش از اقدام به خريد يكي از ضروريات هر سازمان محسوب مي‌شود.
شيوه كاركرد دستگاه
پيش از خريد دستگاه كنترل دسترسي، با جستجو و بررسي كاتالوگ دستگاه‌هاي مختلف كه عموما در وبسايت شركت‌هاي توليدكننده يا ارائه دهنده دستگاه قابل دسترسي است و يا مطالعه مقالات مرتبط مي‌توان اطلاعات جامع تري نسبت به نحوه عملكرد انواع مختلف دستگاه‌هاي كنترل دسترسي بدست آورد.
نحوه جمع آوري اطلاعات و احراز هويت كاركنان
در هر سازمان بر اساس تعداد كارمندان و نوع كاري كه انجام مي‌شود، نحوه جمع آوري اطلاعات كارمندان متفاوت است. نوع اعتبار و نحوه شناسايي افراد كه از طريق سيستم‌هاي كامپيوتري براي دستگاه كنترل دسترسي تعريف مي‌شود به صورت كارتي، انگشتي، رمزي و بر اساس شناسايي چهره است. هر يك از اين روش‌هاي كنترل دسترسي بايد از قبل در سيستم تعريف شده باشد و ورود و خروج افراد بر اساس هر يك از اين روش‌ها توسط دستگاه مانيتور شود.
بررسي شركت توليد كننده يا ارائه دهنده دستگاه
بررسي سابقه فعاليت شركتي كه قصد خريد دستگاه اكسس كنترل را از آن داريد و همچنين انجام تحقيقاتي نسبت به رزومه شركت در كنار مشاوره هايي كه از بازاريابان شركت دريافت مي‌كنيد اهميت بسياري دارد. چراكه اين نوع دستگاه همواره به خدمات جانبي و ساپورت نرم افزاري و سخت افزاري نياز دارد.
نحوه پشتيباني دستگاه كنترل دسترسي
ارزيابي شركت ارائه دهنده دستگاه قبل از خريد در اين مورد بسيار كمك كننده است. چراكه پشتيباني و خدمات پس از فروش جزو وظايف شركت فروشنده دستگاه است و در تحقيقات اوليه بايد از نحوه پشتيباني دستگاه‌هاي كنترل دسترسي در موارد مختلف اطمينان حاصل كنيد تا در مورد تعمير يا جايگزين نمودن قطعات دستگاه و يا تنظيمات نرم افزاري، با مشكل روبرو نشويد.
نحوه ارتباط دستگاه با نرم افزار كنترلي
كنترل ورود و خروج كارمندان در هر زمان و هر مكان براي برخي از مديران بسيار اهميت دارد. به همين دليل در هنگام انتخاب نوع دستگاه بايد به امكانات ارسال اطلاعات دستگاه به سرورهاي سازماني توجه شود و هر سازمان بر اساس نياز كنترلي خود، بايد به نحوه ارتباط دستگاه با نرم افزار رابط توجه داشته باشد.
كيفيت دستگاه كنترل دسترسي
بررسي كيفيت دستگاه كنترل دسترسي پيش از انتخاب و خريد، نكته ديگري است كه بي توجهي به آن، هزينه‌هاي جانبي را افزايش مي دهد، مواردي همانند: حفظ عملكرد دستگاه در زمان قطع برق توسط باتري، پشتيباني نيازهاي حياتي سازمان براي كنترل دسترسي به اطلاعات كاركنان و ساخت مناسب و مقاوم به شرايط محيطي مورد استفاده از جمله موضوعاتي هستند كه هنگام خريد دستگاه اكسس كنترل بايد مورد توجه قرار بگيرند.
قيمت دستگاه كنترل دسترسي
ضمن بررسي كارايي دستگاه‌هاي داخلي و خارجي و بر اساس نيازهاي سازماني، به خريد دستگاهي اقدام كنيد كه بتواند كليه عملكردهاي ترددي را در زمان و مكان مورد نياز شما كنترل كند و صرفا بر اساس قيمت ارزان تر، از كيفيت خريد خود نكاهيد.
توجه به تعداد پرسنل قابل تعريف بر روي دستگاه
توجه به تعداد پرسنل سازماني و همخوان بودن آن با ظرفيت قابل استفاده دستگاه كنترل دسترسي، شما را در انتخاب نوع و تعداد دستگاه براي سازمان راهنمايي خواهد نمود. از طرفي نوع دستگاه در زمينه روش ثبت تردد كاركنان و پردازش اطلاعات آن‌ها بسيار مهم بوده و در سازمان هايي با تعداد زياد كاركنان، به گزينه‌اي مهم در هنگام خريد دستگاه مبدل مي‌شود.
بررسي سرعت عملكرد دستگاه كنترل دسترسي
در كنار دلايل مهم نظارتي، يكي ديگر از دلايل انتخاب دستگاه كنترل دسترسي به جاي كنترل دستي، صرفه جويي در زمان ثبت ورود و خروج افراد است. به همين دليل سرعت سخت افزاري و نرم افزاري دستگاه كنترل دسترسي در پردازش اطلاعات تاثير مستقيمي بر روي توانايي دستگاه در ثبت تردد پرسنل بدون وقفه و كاهش اختلال كنترلي دستگاه خواهد داشت.
جمع بندي و نتيجه گيري
كنترل و نظارت بر روي تردد كاركنان و ايجاد محدوديت‌هاي مديريتي نسبت به زمان دسترسي و يا مكان قابل دسترس براي آن‌ها، توسط دستگاه كنترل دسترسي امكان پذير است. بر اساس مشخصات افراد معرفي شده به دستگاه كنترل دسترسي، امنيت سازماني تحت كنترل خواهد بود و نظارت بر عملكرد كاركنان سازمان به سادگي صورت مي‌گيرد، بنابراين توصيه مي‌شود قبل از اينكه تصميم به خريد دستگاه كنترل دسترسي بگيريد، مشخصات دستگاه و نكات مهم مرتبط با عملكرد دستگاه را به طور كامل مورد بررسي قرار دهيد.
منبع: https://tigerteco.com/blog/access-control/buy-access-control-device
راهنماي جامع براي شناخت انواع ريدر كنترل دسترسي