تصور كنيد كه آخر وقت است و شما پشت ميز كار نشسته‌ايد و خسته از كار روزانه، با حجم زيادي از برگه‌هاي تايم‌شيت كه عموماً هم بد خط نوشته شده اند، دست به گريبان هستيد تا بعد از احتساب تاريخ‌ها و آمار و ارقام بتوانيد ساعات كاري و دستمزد كاركنان را محاسبه نماييد.
موافقم، بسيار دشوار و كلافه‌كننده است. اين ساده‌ترين شكل محاسبه و تحليل بوده و زمان‌بر و شايد حتي نامطمئن هم باشد. امروزه عصر تكنولوژي و سرعت است و با آگاهي از تجهيزات لازم براي هر كار و صرف ميزان مناسب هزينه، كارها به راحتي و سهولت و البته با دقت انجام مي‌شود و سرعت كه مهم‌ترين ويژگي اين دوره است نيز تأمين مي‌گردد، بنابراين راه بهتري براي بررسي و محاسبه و تحليل اطلاعات مربوط به تايم‌شيت‌ها و جمع‌آوري اطلاعات حضور و غياب كاركنان و افراد در شركت وجود دارد. بهترين گزينه استفاده از دستگاه‌هاي حضور و غياب يا دستگاه حضور و غياب ارزان است كه با دارا بودن ويژگي‌هاي منحصر به فرد، شما را در انجام اين مهم ياري مي‌نمايند.
دستگاه حضور و غياب كه داراي بخش نرم‌افزار و سخت‌افزار است به شما كمك مي‌كند تا حجم كار خود را كمتر كرده و مديريت خود را به شكل اتوماتيك انجام دهيد؛ در نتيجه بهر‌وري را افزايش داده و به راحتي دلسوزترين و فداكارترين كارمندان خود را شناسايي و تشويق كنيد. در اينجا دو موضوع عمده مطرح است: ويژگي دستگاه‌هاي حضور و غياب و هزينه خريداري اين دستگاه‌ها كه در ادامه به بررسي آن ها پرداخته ايم لطفا با ما همراه باشيد.
ويژگي‌هاي دستگاه‌هاي حضور و غياب
دستگاه‌هاي حضور و غياب نيز مانند هر ابزار ديگري كه براي تسهيل امور انتخاب مي‌كنيم، خصوصياتي را به طور معمول دارند كه از جمله مي‌توان به سهولت استفاده، كارآمد بودن، قابليت انعطاف‌پذيري دسترسي، امكان توسعه و استفاده با افزايش تعداد كاربران، امكان استفاده در فضاي مبتني بر ابر (cloud-space) جهت حفظ و پشتيبان‌گيري و البته تحليل داده‌ها و گزارش‌گيري اشاره كرد.
برخي از اين ويژگي‌ها مربوط به بخش سخت‌افزار و برخي مربوط به بخش نرم‌افزار دستگاه حضور و غياب مي‌شود. نرم‌افزار، آمار حضور و غياب و تاخير و مرخصي كارمندان شما را مديريت مي‌كند در حاليكه سخت‌افزار، تجهيزات و ماشين‌آلاتي است كه كاركنان شما براي ورود به سيستم از آن‌ها استفاده مي‌كنند؛ به عنوان مثال تجزيه و تحليل داده‌ها و اتصال به فضاي ابري جهت پشتيبان‌گيري و همچنين ارائه گزارش، از ويژگي‌هاي نرم‌افزاري دستگاه حضور و غياب است. اما سهولت استفاده و امكان اتصال آن به دستگاه‌هاي مختلف از ويژگي‌هاي سخت‌افزاري دستگاه است؛ يا ترمينال‌هاي بيومتريك يا تشخيص چهره مربوط به سخت‌افزار دستگاه است. تركيب ترمينال‌هاي بيومتريك با نرم‌افزارهاي كنترل حضور و غياب و داده‌هاي به دست آمده، در مجموع دستگاه حضور و غياب شما را مي‌سازد.
قيمت دستگاه‌هاي حضور و غياب
بعد از توجه به ويژگي‌هاي دستگاه حضور و غياب، مهم‌ترين موضوع براي انتخاب و خريد آن، بحث هزينه و قيمت است. البته بايد در نظر داشت كه هزينه‌اي كه صرف خريد اين دستگاه مي‌شود به نوعي سرمايه‌گذاري براي افزايش روند بهره‌وري در كار مديريت و شركت و به تبع آن، كسب و كار شماست.
هزينه خريد و قيمت دستگاه حضور و غياب به تعداد كاركنان شما، ميزان پايانه‌هاي ورودي و همچنين امكانات مورد نياز و انتظار شما از نرم‌افزار بستگي دارد. نوع ترمينال انتخابي شما تأثير مستقيم در قيمت دارد. به عنوان مثال اسكنر عنبيه چشم نسبت به يك پايانه مجاورتي، قيمت بيشتري دارد. در كنار اين موارد، گارانتي و هزينه نصب و راه‌اندازي نيز از ديگر مواردي است كه بايد در بررسي قيمت دستگاه لحاظ شود. با مطرح كردن تمام موارد، شايد شما ترجيح دهيد كه دستگاه حضور و غياب با قيمت كم و شايد بهتر است بگوييم با قيمت مناسب‌تر خريداري كنيد.
ويژگي‌هاي دستگاه حضور و غياب ارزان
دستگاه‌هاي حضور و غياب ارزان نيز از دو بخش سخت‌افزار و نرم‌افزار برخوردار هستند كه نوع تجيهزات به كار رفته در دستگاه مانند صفحه‌اي كه كارت مغناطيسي بر روي آن قرار مي‌گيرد تا كد آن توسط دستگاه خوانده شود، مربوط به بخش سخت‌افزار است. بخش نرم‌افزار دستگاه كار جمع‌آوري، تحليل و تجزيه داده‌ها و اطلاعات را انجام مي‌دهد كه به روش‌هاي گوناگون قابليت دسترسي را دارد. در انواع پيشرفته‌تر، از روش‌هاي بيومتريك براي ثبت ورود و خروج و ساعات كاري و ديگر اطلاعات استفاده مي‌شود؛ مانند اسكن اثر انگشت، تشخيص چهره و يا عنبيه.
بسته به نوع دستگاه و تكنولوژي به كار رفته در دستگاه براي ثبت اطلاعات، قيمت دستگاه‌ها متفاوت است. دستگاه‌هاي حضور و غياب ارزان معمولا براي محيط و فضاي كوچك كه تعداد كاركنان در آنجا محدود است به كار مي‌روند. اين دستگاه‌ها با تكنولوژي اثر انگشت يا استفاده از كارت‌هاي مغناطيسي يا كارت كليد، كار مي‌كنند. چنين دستگاه‌هاي حضور و غياب ارزاني براي شركتي‌هايي با تعداد كاركنان تا 100 نفر مناسب هستند و جايگزيني مناسب براي دستگاه‌هاي سنتي ساعت‌زني محسوب مي‌شوند.
چرا برخي از دستگاه‌هاي حضور و غياب، ارزان هستند؟
به طور مشخص، امكانات مختلف هر دستگاهي بر قيمت خريد آن مي‌افزايد و كم شدن آپشن‌ها باعث پايين آمدن قيمت خريد يك دستگاه مي‌شود. دلايلي از قيبل:
- عدم امكان توسعه با افزايش كاربران
- عدم قابليت دسترسي سريع از هر مكان يا زمان
- عدم توانايي در تجزيه و تحليل داده‌ها
- عدم قابليت پشتيبان‌گيري
- كاهش سطح امنيت، دقت و سهولت استفاده
- گارانتي و خدمات پس از فروش
نتيجه گيري و جمع بندي
تكنولوژي و فن‌آوري هميشه كارها را سرعت بخشيده و انجام آن‌ها را آسان مي‌كند. امروزه دستگاه‌هاي حضور و غياب اين امكان را فراهم مي‌آورند كه نظارت و كنترل دقيق بر ورود و خروج كاركنان صورت گرفته و با اين كار از بروز اشكال و خطا در ذخيره اطلاعات مربوط به اين موضوع جلوگيري شود. اين افزايش سرعت و دقت، همان چيزي است كه منجر به افزايش عملكرد مثبت و بهره‌وري شركت و كار مديريت شما مي‌شود. انواع دستگاه‌هاي حضور و غياب مي‌توانند اين نياز را تأمين كنند كه با توجه به تكنولوژي به كار رفته در آن‌ها براي ثبت و ذخيره، تحليل و گزارش اطلاعات و داده‌ها و همچنين نحوه دستيابي و اتصال به آن‌ها، ايمني و سهولت كاربري و البته گارانتي و خدمات پس از فروش، قيمت‌هاي متفاوتي خواهند داشت.
در آخر به خاطر بسپاريد كه ثبت سوابق و اطلاعات نادرست، هزينه‌هاي گزافي را براي هر شركت و سازماني درپي خواهد داشت؛ لذا هزينه براي خريد دستگاه حضور و غياب؛ در واقع بازگشت سرمايه و يا حتي سرمايه‌گذاري محسوب مي‌شود.
منبع: /https://tigerteco.com/attend
راهنماي جامع براي شناخت انواع ريدر كنترل دسترسي